Informativa in materia di trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679
Ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), Agenzia Italia S.p.A., quale società che si occupa, tra le altre cose, dello studio e dell'implementazione di piattaforme tecnologiche e operative finalizzate al supporto di processi esternalizzati nel settore automotive, in qualità di Titolare dei dati personali, La informa che i dati personali a Lei riferibili, raccolti direttamente ovvero presso terzi, saranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente, secondo le modalità e per le finalità di seguito illustrate
1. Finalità e modalità del trattamento dei dati personali
I dati personali sono trattati nell’ambito della gestione del servizio richiesto secondo le seguenti finalità:
1. per le operazioni necessarie al corretto accesso (profilo utente) ed utilizzo della piattaforma denominata “VHM per AGICOR” (di seguito, anche solo “AGICOR”), applicazione gestionale di proprietà di Agenzia Italia e da quest’ultima concesso in licenza d’uso, per dare esecuzione ai contratti in essere o alle misure precontrattuali richieste dagli interessati (inclusa la condivisione delle informazioni e dei dati ai fini della gestione delle pratiche automobilistiche affidate nell’ambito dei rapporti di collaborazione in essere con l’utente); base giuridica di questa finalità è il contratto con l’utente e/o l’adesione volontaria dello stesso ai servizi di Agenzia Italia;
2. per le operazioni necessarie alla sottoscrizione di documenti con Firma elettronica semplice (FES) e/o con Firma Elettronica Qualificata (FEQ, con preventiva procedura di identificazione e autenticazione tramite SPID/CIE), inclusa la possibilità di consentire ad Agenzia Italia, quale gestore del sito/servizio o quale Service provider privato nell’ambito della firma con SPID, nonché al fornitore del servizio di firma (Namirial, quale Certification Authority), di adempiere alle attività loro preposte nell’ambito del processo di firma e quelle connesse; base giuridica di questa finalità è il contratto con l’utente e/o l’adesione volontaria ai servizi di Agenzia Italia;
3. per l’adempimento degli obblighi previsti dalla legge anche in conformità al D.lgs. 82/2005 (CAD – Codice dell'Amministrazione Digitale), al Regolamento (UE) N. 910/2014 (“eIDAS - electronic IDentification Authentication and Signature”) e successive modifiche e integrazioni, e a tutela dei diritti contrattualmente previsti anche in giudizio; base giuridica per questa finalità è l’Obbligo di legge (art. 6.1) c del GDPR);
4. per svolgere controlli e verifiche di utilizzo e prevenire o individuare eventuali accessi o attività dolose o fraudolente; la base giuridica per questa finalità è l’interesse legittimo (art. 6.1) f del GDPR);
5. per rispondere ad eventuali richieste dell’Interessato, di Autorità, Istituzioni, Organi di Vigilanza, gestire reclami e contenziosi; la base giuridica per questa finalità è l’interesse legittimo (art. 6.1) f del GDPR).
Il trattamento dei dati avviene in modo lecito e secondo correttezza, mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, in ogni caso, nel rispetto delle cautele, delle garanzie e delle misure necessarie prescritte dalla normativa di riferimento, volte ad assicurare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati, nonché ad evitare danni, siano essi materiali o immateriali.
La informiamo inoltre che i dati personali a Lei riferibili saranno:
raccolti all’atto di accesso alla Piattaforma AGICOR attraverso manifestazione del consenso;
trattati anche dai terzi soggetti sotto indicati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi;
esatti e, se necessario, aggiornati;
pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati;
conservati e trattati presso i server e i locali del responsabile e/o del fornitore dell’hosting e/o del Servizio di firma in territorio UE, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, per un termine di 10 anni decorrente dalla data di cessazione del servizio e comunque per il più ampio termine previsto dalla legge o dal Fornitore per quanto attiene i documenti firmati/certificati di firma, anche al fine di consentire l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
2. Ambito di comunicazione
Ferme restando le comunicazioni e diffusioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge e del rapporto in essere, i dati potranno essere comunicati, nel rispetto delle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti:
Enti Pubblici e/o Pubbliche Amministrazioni;
soggetti ai quali la comunicazione dei Vostri dati personali risulti necessaria o sia comunque funzionale allo svolgimento della pratica o servizio richiesto;
Identity Provider dell’utente e a Namirial spa di Senigallia (AN), quale Certification Authorities per la gestione del Servizio di Firma Elettronica Qualificata previa identificazione e autenticazione tramite SPID;
Evolve S.r.l. di Conegliano (TV) e altri soggetti che svolgono servizi di Information Technology e archiviazione della documentazione, ivi compresi i soggetti che svolgono servizi di acquisizione forense dei dati e flussi trasmessi tramite piattaforma web;
soggetti che svolgono servizi di consulenza, controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dalla società;
alle società appartenenti ai gruppi di cui è parte Agenzia Italia, o comunque società controllanti, controllate o collegate, ai sensi dell’art. 2359 c.c.
I soggetti appartenenti alle categorie sopra annoverate operano in autonomia come distinti titolari del trattamento o come responsabili all’uopo nominati dalla scrivente.
I Dati potranno inoltre essere conosciuti, in relazione allo svolgimento delle mansioni assegnate, dal personale della società, ivi compresi gli stagisti, i lavoratori interinali, i consulenti, i dipendenti di società esterne, tutti appositamente nominati incaricati del trattamento adeguatamente formati e informati sulle mansioni ed attività di trattamento da svolgere.
I dati Personali non verranno diffusi.
3. Dati particolari
Agenzia Italia Spa non richiede, di norma, agli interessati l’indicazione di dati definiti come particolari dall’art. 9 del Regolamento UE 2016/679 (ad es., lo stato di salute). Qualora dovessero essere richiesti, in quanto il loro trattamento risulti strumentale all’esecuzione del contratto, gli stessi saranno acquisiti e trattati, previa manifestazione del consenso informato da parte del medesimo.
4. Natura del conferimento dei dati e rifiuto
L'inserimento dei dati richiesti nei form di registrazione ed in particolare dei Dati Personali (nome, cognome,data di nascita, comune e stato di nascita, codice fiscale, sesso, numero di telefonia mobile, indirizzo di posta elettronica) dell’Utente o del legale rappresentante dell’Utente (“Interessato”) e l’eventuale soggetto Referente/Responsabile, se presente, è obbligatorio (come espressamente indicato anche nell’apposita opzione) e in mancanza non sarà possibile completare la registrazione e usufruire della Piattaforma web e relativi servizi.
Inoltre, per la fruizione dei servizi ed in particolare dei servizi di Firma Elettronica Semplice e/o Qualificata vengono raccolti e trattati i dati a tal fine necessari, in base alla regolamentazione vigente, conservati nei file di log del server (hosting) del sito. Il conferimento dei dati richiesti è infatti necessario allo scopo di fruire dei Servizi di firma e di quelli connessi all’utilizzo del software concesso in licenza d’uso. Il rifiuto di fornire i dati richiesti o il successivo diniego comporterebbe l’impossibilità per Agenzia Italia S.p.A. di dare corso a quanto sopra.
Il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti precedentemente svolti.
5. Diritti dell’interessato
Relativamente ai dati conferiti, l’interessato può esercitare i diritti previsti agli artt. da 15 a 22 del Regolamento al fine di ottenere:
a) la conferma dell'esistenza di trattamenti di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, l’acceso a tali dati;
b) la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione dei dati personali incompleti;
c) la cancellazione dei dati personali che lo riguardano, nei casi in cui ciò sia consentito dal Regolamento;
d) la limitazione del trattamento, nelle ipotesi previste dal Regolamento;
e) la comunicazione, ai destinatari cui siano stati trasmessi i dati personali, delle richieste di rettifica/cancellazione dei dati personali e di limitazione del trattamento pervenute dall’Interessato, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;
f) la portabilità ossia la ricezione, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, dei dati personali forniti al Titolare, nonché la trasmissione degli stessi a un altro titolare del trattamento, e ciò in qualsiasi momento, anche alla cessazione dei rapporti eventualmente intrattenuti con il Titolare.
L’Interessato ha altresì il diritto di opporsi in qualsiasi momento ai trattamenti di dati personali che lo riguardano: in tali casi, il Titolare è tenuto ad astenersi da ogni ulteriore trattamento, fatte salve le ipotesi consentite dal Regolamento.
La informiamo inoltre che non utilizziamo processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
Le richieste per l’esercizio dei diritti possono essere presentate al Responsabile del trattamento dei dati, mediante raccomandata inviata alla sede del Titolare (Agenzia Italia spa, Via Alfieri 1, 31015 Conegliano Tv), o mediante posta elettronica inviata all’indirizzo privacy@agita.it.
L’Interessato ha, inoltre, il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o agire in sede giudiziale.
6. Titolare e Responsabile della Protezione dei dati
La informiamo che:
Titolare del trattamento dei dati è Agenzia Italia S.p.A., Via Vittorio Alfieri 1, 31015 Conegliano (TV);
il Responsabile della Protezione dei Dati nominato dalla Titolare è raggiungibile all’indirizzo: privacy@agita.it.